Пам’ятка з питань голосування громадян України за кордоном  

Державний реєстр виборців

Правові та організаційні засади створення і ведення єдиного Державного реєстру виборців в Україні визначені Законом України «Про Державний реєстр виборців» від 22.02.2007 № 698-V (із змінами) (далі – Закон).

Державний реєстр виборців (далі - Реєстр) - автоматизована інформаційно-телекомунікаційна система, призначена для зберігання, обробки даних, які містять передбачені Законом відомості, та користування ними, створена для забезпечення державного обліку громадян України, які мають право голосу відповідно до статті 70 Конституції України (далі - виборці). 

Основними завданнями Реєстру є: 

1) ведення персоніфікованого обліку виборців; 

2) складання списків виборців для проведення виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів та референдуму. 

Органи ведення Реєстру (в МЗС – це відділ ведення та адміністрування Державного реєстру виборців Управління консульської діяльності Департаменту консульської служби) здійснюють щомісяця поновлення бази даних Реєстру.

Поновлення бази даних Реєстру здійснюється на підставі відомостей, які подаються органу ведення Реєстру органами, закладами, установами, зазначеними в частинах третій - дванадцятій та п’ятнадцятій статті 22 Закону.

Так, згідно з положеннями частини 9 статті 22 Закону керівник закордонної дипломатичної установи України (саме керівник установи, а не консульська посадова особа) подає органу ведення Реєстру в Міністерстві закордонних справ України відомості (всього вісім форм відомостей) про: 

1) громадян України, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років (форма 9.1); 

2) осіб, які протягом попереднього місяця набули громадянства України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України (форма 9.2); 

3) осіб, громадянство України яких припинено протягом попереднього місяця (форма 9.3). До відомості за формою 9.3 мають включатися усі особи у віці від 18 років, громадянство України яких припинено, незалежно від перебування на консульському обліку, у т.ч. зняті з консульського обліку;

4) громадян України - виборців, які протягом попереднього місяця стали на консульський облік на території відповідного консульського округу (форма 9.4);

5) громадян України - виборців, які протягом попереднього місяця зняті з консульського обліку на території відповідного консульського округу (форма 9.5);

6) громадян України, які протягом попереднього місяця змінили прізвище, ім'я, по батькові (форма 9.7); 

7) громадян України, які протягом попереднього місяця змінили дату або місце народження (форма 9.8); 

8) померлих виборців, стосовно яких протягом попереднього місяця на відповідній території компетентним органом відповідної держави видано свідоцтво про смерть або інший документ (форма 9.9). До відомості за формою 9.9 мають включатися усі особи у віці від 18 років, стосовно яких протягом попереднього місяця на відповідній території компетентним органом відповідної держави видано свідоцтво про смерть або інший документ, незалежно від перебування на консульському обліку, а саме: загиблі/померлі громадяни України, які постійно проживали або тимчасово перебували на території консульського округу установи, у т.ч. перебували з метою лікування, на відпочинку, у відрядженні, проїжджали країну транзитом тощо.  

Форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Реєстру, встановлено постановою Центральної виборчої комісії від 13.01.2011 № 6 (із змінами) (додатки 18 – 25 до вказаної постанови). 

Передбачені статтею 22 Закону відомості, заповнені згідно з вимогами Інструкції про заповнення форм подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 30 до постанови Центральної виборчої комісії від 13.01.2011 № 6), подаються до відділу ведення та адміністрування Реєстру МЗС разом із супровідним листом щомісяця до 5 числа(зразок супровідного листа наведено у додатку 29 до постанови Центральної виборчої комісії від 13 січня 2011 року № 6).

Перевірку інформації, яка вноситься до відповідних відомостей про виборців, здійснюється з використанням останньої версії програми перевірки вхідних відомостей CheckForm. Інсталяційний файл з новою версією програми перевірки вхідних відомостей CheckForm надсилається до закордонних дипломатичних установ України по мірі її оновлення Службою розпорядника Реєстру.

Інсталяційний файл програми перевірки вхідних відомостей CheckForm останньої версії та інструкція користувача «Підсистема перевірки вхідних форм. Автоматизована інформаційно-телекомунікаційна система «Державний реєстр виборців» розміщені на сайті Державного реєстру виборців www.drv.gov.ua у розділі Головного меню «Органам реєстрації» за адресою: https://www.drv.gov.ua/portal/!cm_core.cm_index?option=ext_static_page&ppg_id=254&pmn_id=146 (файл для завантаження to_date_voter_register.zip).

Голосування громадян України за кордоном

• Закордонні виборчі дільниці.

Для проведення голосування на виборах в закордонному виборчому окрузі використовуються закордонні виборчі дільниці, утворені Центральною виборчою комісією на постійній основі відповідно до положень Закону України «Про вибори народних депутатів України» за поданням Міністерства закордонних справ України.

Перелік закордонних виборчих дільниць розміщено на офіційній веб-сторінці МЗС в розділі «Голосування громадян України за кордоном. Закордонні виборчі дільниці, утворені на постійній основі» (http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/2520).

У разі необхідності утворення нової закордонної виборчої дільниці, внесення змін до даних існуючої закордонної виборчої дільниці (зміна назви іноземної держави, зміна назви закордонної дипломатичної установи України, зміна меж консульського округу закордонної дипломатичної установи України/виборчої дільниці, зміна адреси місцезнаходження закордонної дипломатичної установи України/приміщення дільничної виборчої комісії або приміщення для голосування) або її ліквідації (ліквідація закордонної дипломатичної установи України, неможливість проведення виборів через безпекову ситуацію в країні перебування чи інші обставини) до МЗС для подання Центральній виборчій комісії надсилаються пропозиції відповідної закордонної дипломатичної установи України у формі Подання щодо внесення змін до переліку закордонних виборчих дільниць, утворених на постійній основі (додаток 6 до постанови Центральної виборчої комісії від 24.01.2012 № 11 (із змінами)).

Зазначену інформацію необхідно надіслати засобами електронного зв’язку на адресу відділу ведення та адміністрування Державного реєстру виборців УКД ДКС vdr@mfa.gov.ua, а також у друкованому підписаному керівником дипустанови вигляді найближчою нагодою.

Звертаємо увагу, що, у разі, якщо на території відповідної держави, крім посольства, діють інші штатні консульські установи та офіційні представництва України, пропозиції мають узгоджуватися з послом та вноситися за його підписом за наведеним вище порядком.

Вимоги до приміщень дільничних виборчих комісій та приміщень для голосування встановлено постановою Центральної виборчої комісії від 19.01.2012  № 5.

Слід врахувати, що під час виборчого процесу МЗС та закордонні дипломатичні установи України, при яких утворені закордонні виборчі дільниці, оприлюднюють на своїх офіційних веб-сторінках відомості про час і місце голосування та про місцезнаходження відповідних виборчих дільниць.

• Реалізація права голосу громадянами України, які проживають або перебувають в період підготовки та проведення виборів за межами України.

Громадянин України, який проживає або перебуває в період підготовки та проведення виборів за межами України, реалізує своє право голосу на виборах на загальних підставах, незалежно від правових підстав перебування на території іноземної держави, а також перебування чи неперебування на консульському обліку в закордонній дипломатичній установі України.

Для того, щоб виборцю реалізувати своє право голосу за межами України, необхідно:

- бути включеним до списку виборців на закордонній виборчій дільниці, яка знаходиться на території відповідної іноземної держави;

- особисто прибути на відповідну закордонну виборчу дільницю в день голосування;

- мати при собі документ, що підтверджує громадянство України та є підставою для отримання виборчого бюлетеня на закордонній виборчій дільниці (паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт України, службовий паспорт України).

На виборах народних депутатів України на закордонних виборчих дільницях, утворених у країнах, до яких дозволений в’їзд громадян України за паспортом громадянина України, підставою для отримання бюлетеня може бути паспорт громадянина України.

Звертаємо увагу, що на закордонних виборчих дільницях місцеві вибори не проводяться.

• Механізми голосування українців за кордоном.

Як в Україні, так і за її межами, кожний виборець голосує на виборах особисто. Голосування за інших осіб чи передача виборцем права голосу будь-якій іншій особі забороняється.

• Документи, які є підставою для отримання виборчого бюлетеня на закордонній виборчій дільниці.

Документами, які є підставою для отримання виборчого бюлетеня і можуть бути використані на закордонній виборчій дільниці, є виключно:

– паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

– дипломатичний паспорт України;

– службовий паспорт України.

На виборах народних депутатів України на закордонних виборчих дільницях, утворених у країнах, до яких дозволений в'їзд громадян України за паспортом громадянина України, підставою для отримання бюлетеня може бути паспорт громадянина України.

• Включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці.

До списку виборців на закордонній виборчій дільниці включаються громадяни України, яким виповнилося або на день голосування виповниться вісімнадцять років та які за своєю виборчою адресою згідно з даними Державного реєстру виборців відносяться до цієї закордонної виборчої дільниці.

• Поновлення даних про виборців, які перебувають або проживають за кордоном

Відомості про виборців, які проживають або перебувають за межами України, до органу ведення Державного реєстру виборців у Міністерстві закордонних справ України подають керівники закордонних дипломатичних установ України, а також Міністерство оборони України (стосовно виборців, які прибули до військової частини, дислокованої за межами України – в Демократичні Республіці Конго (міста Бунія й Гома), в Косово (Сербія)).

Такі відомості подаються щомісячно (а також напередодні складання попередніх та уточнених списків виборців), зокрема, на підставі даних консульського обліку.

• Порядок включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці виборця, який проживає чи перебуває за межами України.

Для включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці громадяни України, які постійно або тимчасово проживають за її межами, можуть:

• у будь який зручний для себе час (у тому числі й під час виборчого процесу):
• особисто подати до закордонної дипломатичної установи України заяву про включення до Державного реєстру виборців або зміну виборчої адреси (якщо його вже включено до Державного реєстру виборців);
• звернутися особисто або надіслати документи поштою до відповідної закордонної дипломатичної установи України для постановки на консульський облік.

Вказані документи можуть бути подані громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, під час виїзних консульських обслуговувань, що здійснюються працівниками закордонних дипломатичних установ України;

• безпосередньо під час виборчого процесу:
• особисто подати у встановлені законодавством строки (не пізніш як за п’ять днів до дня голосування) до відповідної дільничної виборчої комісії закордонної виборчої дільниці заяву щодо неправильностей, у т.ч. невключення, в попередньому списку виборців;
• особисто подати у встановлені законодавством строки (не пізніш як за п’ять днів до дня голосування) до органу ведення Державного реєстру виборцівза своєю виборчою адресою в Україні або до відділу ведення та адміністрування Державного реєстру виборців Міністерства закордонних справ України заяву про тимчасову зміну місця голосування без зміни виборчої адреси. Такий шлях включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці рекомендується у разі, якщо громадянин України перебуватиме на території іншої іноземної держави нетривалий період. Заяви про тимчасову зміну місця голосування виборця без зміни виборчої адреси закордонними дипломатичними установами України або дільничними виборчими комісіями закордонних виборчих дільниць не приймаються.

Звертаємо увагу:

• виборець, перебуваючи за кордоном, не може використати для відправки заяви про включення до Державного реєстру виборців або зміну виборчої адреси поштовий чи факсимільний зв’язок або електронну пошту, заяви подаються до закордонної дипломатичної установи України або дільничної виборчої комісії закордонної виборчої дільниці виключно особисто;
• законами України «Про вибори Президента України» та «Про вибори народних депутатів України» не передбачено можливості включення дільничною виборчою комісією закордонної виборчої дільниці громадян України до списку виборців на такій виборчій дільниці в день голосування;
• громадяни України, які проживають або під час виборів будуть перебувати за кордоном, мають заздалегідь подбати про своє включення до списків виборців на відповідній закордонній виборчій дільниці.

• Як проголосувати виборцю, який проживає за кордоном, але не перебуває на консульському обліку.

У випадку, якщо виборець, який проживає за кордоном, не стоїть на консульському обліку, закордонна дипломатична установа України може не володіти інформацією про його перебування на території відповідної іноземної держави.

Такому виборцю для включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці необхідно завчасно змінити свою виборчу адресу, особисто звернувшись з відповідною заявою до закордонної дипломатичної установи України за місцем свого проживання чи перебування за межами України.

Виборець, який проживає чи перебуває за межами України, в разі зміни його персональних даних, зокрема виборчої адреси, також може особисто звернутися до відповідної закордонної дипломатичної установи України із заявою про внесення змін до його персональних даних у Реєстрі.

До заяви додаються документи (копії документів), що підтверджують ці зміни. Якщо до заяви додаються копії документів, їх оригінали пред’являються.

Форма заяви виборця, який проживає чи перебуває за межами України, щодо зміни його виборчої адреси розміщена на офіційній веб-сторінці МЗС в розділі «Голосування громадян України за кордоном. Порядок звернення до органу ведення Державного реєстру виборців щодо зміни персональних даних» (http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/2517), а також на офіційній веб-сторінці Центральної виборчої комісії у розділі «Державний реєстр виборців. Зміна персональних даних» за адресою: https://www.drv.gov.ua/portal/!cm_core.cm_index?option=ext_static_page&ppg_id=110&pmn_id=100.

Звертаємо увагу, що виборець, перебуваючи за кордоном, не може використати для відправки заяви про зміну виборчої адреси поштовий чи факсимільний зв’язок або електронну пошту, заяви подаються до закордонної дипломатичної установи України виключно особисто.

• Перевірка змісту своїх персональних даних у Державному реєстрі виборців.

Виборець, який проживає або перебуває за межами України, може особисто подати письмовий запит щодо змісту його персональних даних у Реєстрі до закордонної дипломатичної установи України за місцем проживання чи перебування, пред’явивши при цьому паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт України, службовий паспорт України або тимчасове посвідчення громадянина України (якщо особа недавно набула громадянства України).

Крім того, дізнатися, чи включено виборця до Державного реєстру виборців, та перевірити, чи правильно вказано в Державному реєстрі виборців прізвище, ім’я, по батькові та виборчу адресу виборця можна за допомогою он-лайн сервісу «Особистий кабінет виборця» (https://www.drv.gov.ua/ords/f?p=111:LOGIN) на веб-сторінці «Державний реєстр виборців» (www.drv.gov.ua). Для цього потрібно зареєструватися в «Особистому кабінеті виборця» і зробити відповідний запит. Орієнтовно протягом однієї доби виборець отримає відомості щодо своїх даних у Державному реєстрі виборців на електронну адресу, вказану при реєстрації.

10. Забезпечення реалізації виборчих прав працівників закордонних дипломатичних установ України.

Відповідно до пункту 3.1 Правил ведення закордонними дипломатичними установами України консульського обліку громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, та дітей – громадян України, усиновлених іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном (далі – Правила), затверджених наказом МЗС від 17.11.2011 № 337 (зареєстровано в Мін’юсті України 16.12.2011 за № 1458/20196), штатні працівники закордонних дипломатичних установ України та члени їх сімей приймаються на тимчасовий консульський облік у відповідній закордонній дипломатичній установі на термін, зазначений у виданому компетентними органами іноземної держави дозволі, що дає право на проживання в цій іноземній державі.

У дипломатичний паспорт України та службовий паспорт України за бажанням штатних працівників закордонних дипломатичних установ та членів їх сімей за заявою згідно з додатком 4 до Правил проставляються штамп «Прийнятий на тимчасовий консульський облік в ..... з .....до .......», дата, підпис консульської посадової особи та мала гербова печатка (абзац другий пункту 3.4 Правил).

Згідно з положеннями актів законодавства списки виборців виготовляються виключно на підставі даних Державного реєстру виборців.

Статтею 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» встановлено, що органи ведення Реєстру здійснюють щомісяця поновлення бази даних Реєстру, а статтями 27 та 28 вказаного акту визначено періодичність поновлення Реєстру під час виборчих процесів.

Поновлення бази даних Реєстру здійснюється на підставі відомостей, які подаються відділу ведення та адміністрування Державного реєстру виборців Департаменту консульської служби керівником закордонної дипломатичної установи України у порядку, визначеному постановою Центральної виборчої комісії від 13.01.2011 № 6 «Про форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців» (із змінами). Зокрема, подаються такі відомості:

1) про громадян України, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років (за формою 9.1); 

2) про громадян України - виборців, які протягом попереднього місяця стали на консульський облік на території відповідного консульського округу (за формою 9.4);

3) про громадян України – виборців, які протягом попереднього місяця зняті з консульського обліку на території відповідного консульського округу (за формою 9.5).

Зважаючи на викладене, необхідно забезпечити включення до подань щодо поновлення персональних даних Реєстру з відомостями за формами 9.1 та 9.4 інформацію про новоприбулих штатних працівників закордонних дипломатичних установ та членів їх сімей, а також подати за формою 9.5 відомості про вибувших працівників.

Звертаємо увагу, що при закінченні закордонного відрядження та поверненні в Україну працівнику закордонної дипломатичної установи України необхідно звернутися до органу ведення Реєстру за місцем своєї реєстрації в Україні та подати заяву про зміну виборчої адреси (примірну форму розміщено на веб-сайті МЗС за адресою: http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/2517). 

Виключення становлять особи, які в Реєстрі є «недіючими» закордонними виборцями (наприклад, зняті з консульського обліку), та дані яких у Реєстрі містять інформацію про адресу реєстрації в України (яка у т.ч. має вказуватися закордонними дипломатичними установами України у відомості за формою 9.5). Таким особам відділи ведення Реєстру за місцем їх реєстрації в Україні змінюють виборчу адресу після підтвердження відповідальними українськими органами місця реєстрації виборця.

Корисні посилання

Веб-сайт МЗС, розділ «Консульські питання. Голосування громадян України за кордоном»: http://mfa.gov.ua/ua/consular-affairs/golsua

Веб-сайт Центральної виборчої комісії України: http://cvk.gov.ua/

Веб-сайт Державного реєстру виборців: http://www.drv.gov.ua

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

БІОМЕТРИЧНІ ПАСПОРТИ: ЩО ЦЕ ТАКЕ?

До нашої редакції надходять чимало запитань з проханням розповісти про  нові біометричні паспорти громадянина України для виїзду за кордон й можливість отримати їх на території США. На найтиповіші з них відповідає консул Генерального консульства України в Нью-Йорку Мирослав КАСТРАН.
 
Чи можна отримати біометричний паспорт громадянина України для виїзду за  кордон у будь-якому Генеральному консульстві України на території США?

- Цього року Генеральне консульство України в Нью-Йорку започаткувало оформлення біометричних паспортів для виїзду за кордон. Перш ніж розповісти про цей новий тип документів детальніше, хотів би окреслити передумови запровадження паспортів громадянина України для виїзду за кордон, що містять безконтактний електронний носій з біометричними даними власника документа – так звані біометричні паспорти.
Практична робота із запровадження таких паспортів розпочалася ще в 2013 році, після того, як 6 грудня 2012 року набрав чинності Закон України «Про єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». Проводилася вона в рамках виконання Україною Плану дій з лібералізації візового режиму, схваленого на саміті Україна – Європейський Союз 22 листопада 2010 року в Брюсселі, який передбачав на першому етапі створення законодавчої бази для запровадження біометричних закордонних паспортів у повній відповідності до найвищих стандартів ІКАО (Міжнародної організації цивільної авіації), а на другому – видачу таких паспортів як на території України, так і за її межами закордонними дипломатичними установами України.
Тобто, уряд України виконував одну з умов Європейського Союзу на шляху до встановлення безвізового режиму в’їзду громадян України до країн ЄС.
В Україні видача біометричних паспортів розпочалася з 1 січня 2015 року, у закордонних дипломатичних установах України, у тому числі Генеральному консульстві України в Нью-Йорку – у квітні цього року.

Що таке біометричні паспорти і для чого вони потрібні?

-Біометричними називають документи, що посвідчують особу та містять електронний носій інформації, на якому записано інформацію про біометричні дані власника документа з метою його ідентифікації. Такі документи найбільш захищені від підробок та виключають можливість користування ними будь-якою особою, окрім власника. Головна ідея впровадження більш захищених документів, які забезпечують ідентифікацію особи, – це суттєве підвищення захищеності суспільства від проявів злочинності та міжнародного тероризму.
Біометричні паспорти набувають дедалі більшого поширення в світі. Згідно з інформацією ІКАО, більше 90 країн світу нині видають такі документи, при цьому ще більше двадцяти держав готові до впровадження їх у найближчі роки. Майже 45 країн з числа тих, які видають біометричні документи, зберігають на документах одночасно і відбитки пальців, і фотозображення особи, в той же  час більше 30 країн використовують лише оцифроване фото власника документа. Решта країн в даний час використовують тільки зображення обличчя, але найближчим часом планують використовувати й дані дактилоскопії. Крім того, знову ж таки за даними ІКАО, більше 15 країн на сьогодні використовують автоматизовані контрольно-пропускні системи для власників біометричних паспортів. Для того, щоб пройти процедуру паспортного контролю, подорожуючий може скористатися «електронною брамою», яка в автоматичному режимі звіряє його біометричні дані з інформацією, що зберігається на чіпі документа.

Яка інформація вноситься до чіпу?

1. Інформація, що міститься на сторінці даних паспорта.
2. Біометричні дані, параметри (відцифрований образ обличчя особи, відцифрований підпис особи – береться з 14 років, відцифровані відбитки пальців рук –з 12 років).
3. Виключно за письмовим клопотанням особи, до чіпу може вноситися додаткова змінна інформація (про місце реєстрації, сімейний стан, відмову від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, видачу приватизаційних паперів).

Чи можна відмовитися від оформлення біометричного паспорта?

- Так, можна. Порядок оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі та знищення паспорта громадянина України для виїзду за кордон з безконтактним електронним носієм, зразок бланка такого паспорта та технічний опис затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 2014 року № 152.
Відповідно до зазначеного порядку, Генеральне консульство України в Нью-Йорку оформляє та видає такі типи паспортів громадянина України для виїзду за кордон:
1. З безконтактним електронним носієм (чіпом), імплантованим до паспорта, до якого вноситься відповідна інформація про особу та відцифровані відбитків пальців рук. Це згаданий вище так званий біометричний паспорт. Тут слід зауважити, що наразі кожен громадянин, звертаючись за оформленням такого паспорта, має право відмовитися від здавання відбитків пальців рук та внесення їх до чіпу. Для цього у відповідній графі заяви на оформлення паспорта, яка видається консульством та яку можна знайти на нашій веб-сторінці, достатньо поставити відповідну відмітку. Вартість та термін оформлення такого паспорта при цьому не змінюється.
2. Другий тип паспорта, який оформляється Генконсульством, – це закордонний паспорт, що не містить безконтактного електронного носія (чіпу). Такий паспорт видається знову ж таки за бажанням тим громадянам України, які, наприклад, через свої релігійні переконання відмовляються від внесення відповідної інформації та відцифрованих відбитків пальців рук до електронного чіпу. Як і в попередньому випадку, вартість та термін оформлення такого паспорта також не змінюються.

Протягом якого терміну оформляється біометричний паспорт і чи можливе його термінове оформлення?

- На відміну від попереднього порядку оформлення закордонних паспортів, який діяв до 2013 року, на сьогодні паспортні документи виготовляються виключно в Україні. Генконсульство ж, як і решта дипломатичних та консульських установ України у світі, здійснює виключно прийом відповідних заяв громадян, відбір біометричних даних та відправлення зазначеної інформації шифрованим каналом зв’язку в Україну, де, за результатами проведення відповідних перевірок, здійснюється фактичний друк паспортних документів та їхнє пересилання назад до консульської установи.
Враховуючи цю процедуру, згідно з положеннями згаданої вище постанови Кабінету Міністрів України, загальний термін оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон у закордонних дипломатичних установах України, в цілому, - до 3 місяців (з моменту подання заяви та необхідних документів) без урахування строків доставки паспорта з України.
Однак, процедура ця постійно вдосконалюється, а термін оформлення скорочується. Наше Генеральне консульство намагається уважно підходити до кожного індивідуального запиту й, як правило, «вкладається» в термін, у середньому, в півтора-два місяці, враховуючи також строки доставки паспорта до Генконсульства.  
Термінової процедури оформлення паспорта зі сплатою відповідного консульського збору за терміновість у Генеральному консульстві немає.

На який термін оформлюється паспорт і чи можна його в майбутньому продовжити? 
  
- Особам, які досягли 16-ти річного віку, паспорт оформляється на 10 років на підставі особистої заяви-анкети. Тим громадянам, яким ще не виповнилося 16 років, паспорт оформляється на 4 роки на підставі заяви-анкети одного з батьків або інших законних представників.

Як можна дізнатися про готовність паспорта після подання заяви та необхідного пакету документів до Генерального консульства?

- З весни нинішнього року Генконсульство відмовилося від практики телефонного сповіщення громадян про готовність їхніх паспортних документів, оскільки така практика виявилася неефективною через різні обставини. Натомість запроваджено систему сповіщення громадян України про готовність паспортів через інтернет, тобто, на офіційній веб-сторінці Генконсульства в спеціальному розділі повідомляються прізвища та імена тих громадян України, чиї паспорти вже виготовлено й передано до консульської установи. Як засвідчив досвід, кожен, хто очікує свій документ, сам у змозі здійснювати моніторинг відповідного розділу веб-сторінки установи та отримувати потрібну для себе інформацію.
Відразу хотів би запевнити, що зазначений механізм жодним чином не порушує Закону України «Про захист персональних даних», оскільки самі по собі прізвище та ім’я  недостатні для того, щоб вважати таку інформацію персональними даними тієї чи іншої  особи.
Зрештою, навіть за такої процедури кожна особа має право відмовитися від оприлюднення інформації про готовність його паспорта, проставивши відповідну відмітку в заяві на оформлення паспортного документа.
Для уточнення тільки додам, що знайти інформацію на веб-сторінці Генконсульства (ny.mfa.gov.ua/ua) про готовність паспорта можна в розділі «Консульські питання», де створено підрозділ «Інформація щодо готових до видачі паспортів», або ж у підрозділі «Паспортні дії».

Які документи необхідні для оформлення чи обміну біометричного паспорта громадянина України для виїзду за кордон?

- Для оформлення паспорта громадянину необхідно подати:
1) заповнену заяву-анкету, інформація з якої використовується консульською посадовою особою під час оформлення паспортної заяви в електронному вигляді. Формування такої паспортної заяви здійснюється в момент прийому пакету документів, після чого вона роздруковується, вичитується громадянином, перевіряється ним на предмет правильності усіх внесених до заяви даних та підписується. І, по суті, з моменту підписання такої заяви уся відповідальність за достовірність введених до неї даних лежить на заявнику.
У цьому зв’язку хотів би скористатися нагодою й закликати наших співгромадян, по-перше, уважно вичитувати такі заяви, набрані консулом, оскільки від технічних помилок не застрахований ніхто, а, по-друге, активніше використовувати веб-сторінку Генконсульства, де розміщено бланк заяви-анкети, зразок її заповнення, з тим, щоб приходити на прийом вже із заповненими анкетами. Це дасть змогу більш оперативно розглядати такі заяви та прискорити процес обслуговування інших відвідувачів;
2) дві кольорові фотокартки розміром 3,5 х 4,5 сантиметра та одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів. Вимоги до зазначених фотокарток розміщені на веб-сторінці Генконсульства;
3) документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України відповідно до ст.5 Закону України «Про громадянство». Такими документами можуть бути паспорт громадянина України для виїзду за кордон, навіть якщо він прострочений (подається також копія його першої сторінки) або проїзний документ дитини. У випадку, якщо йдеться про неповнолітню особу, яка народилася за кордоном після березня 2001 року, таким документом може слугувати довідка про реєстрацію цієї особи громадянином України;
4) свідоцтво про народження та його копія. Якщо документ про реєстрацію народження видано компетентним органом США, то він подається засвідченим штампом «Apostille» та з перекладом українською мовою;
5) документ (або відмітка в паспорті), а також його копія, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування громадянина України за кордоном. Таким документом може бути дійсна green card чи employment authorization card, або ж копія дійсної візи в паспорті. У разі відсутності зазначених документів чи закінчення терміну дії візи для оформлення паспорта необхідно подати інші документи, які можуть підтвердити факт тимчасового перебування чи проживання громадянина на території США. Такими документами можуть бути довідка від працедавця, яка засвідчує факт працевлаштування громадянина в США та отримання ним заробітної платні, дійсний договір оренди приміщення, в якому проживає заявник, довідка з банку про наявність відкритого рахунку заявника у банківській установі. На додаток до зазначених документів можуть бути подані копії сплачених рахунків за комунальні, телекомунікаційні чи інші послуги. 
6) документ про сплату консульського збору (Money order) або оригінал і копія документа, що підтверджує право на звільнення повністю або частково від його сплати, відповідно до законодавства України. Хочу також зазначити, що в разі здійснення регулярних поїздок за кордон та необхідності при цьому завчасного оформлення віз для в’їзду до іноземних держав, що підтверджується наявністю у паспорті віз, за обґрунтованою заявою особі може бути оформлено другий паспорт громадянина України для виїзду за кордон.

За яких підстав можна звертатися по оформлення нового паспорта?

- Паспорт підлягає обміну в разі закінчення терміну його дії, відсутності вільних сторінок, непридатності паспорта для подальшого використання, виявлення помилки в інформації, внесеній до паспорта, чи в разі зміни інформації, внесеної до паспорта (наприклад, зміни прізвища чи імені).
На останній підставі обміну паспорта (у зв’язку зі зміною прізвища) хотів би зупинитися трохи детальніше. Ті громадяни України, які змінили прізвище в результаті одруження чи розлучення або з інших підстав, і які постійно проживають в США (під терміном «постійно» я маю на увазі не наявність green card, а дозвіл компетентних органів України на виїзд на постійне проживання до США та наявність відповідної відмітки у паспорті), окрім документів, перелічених вище, подають також свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну імені чи відповідне рішення суду. При цьому, якщо відповідний документ видано компетентним органом США, то він має бути відповідним чином засвідчений штампом «Apostille» та перекладений українською мовою (нотаріально засвідчений переклад).
Водночас, у разі відсутності згаданого дозволу на постійне проживання, паспорт можна обміняти лише після заміни внутрішнього паспорта (паспорта громадянина України) на нове прізвище, що здійснюється виключно органами Державної міграційної служби України за місцем реєстрації в Україні.

Яка процедура оформлення паспорта неповнолітнім дітям?

- Особам, які не досягли 16-річного віку, паспорт оформляється на 4 роки на підставі заяви-анкети одного з батьків або інших законних представників. Другий з батьків при цьому подає заяву-згоду на оформлення паспорта дитині, яка заповнюється ним власноруч безпосередньо у Генконсульстві. У разі відсутності другого з батьків у консульській установі під час подання пакету документів на оформлення паспорта дитині, до документів додається його заява-згода, яка повинна бути завірена нотаріусом в Україні або будь-яким нотаріусом на території США. В останньому випадку така заява має бути додатково засвідчена штампом «Apostille», що належить до компетенції Секретаря штату, на території якого було нотаріально посвідчено заяву.
Присутність дитини у Генконсульстві під час подання документів на оформлення їй паспорта вимагається з 12-річного віку (у разі оформлення такій дитині біометричного паспорта з внесенням до чіпу відцифрованих відбитків її пальців рук).
У разі оформлення дитині паспорта для виїзду за кордон без внесення до чіпу відцифрованих відбитків пальців рук, присутність дитини вимагається з досягненням нею 14-річного віку (для внесення до паспорта відцифрованого підпису дитини). 
Якщо ж батьки не перебувають у шлюбі, то заява на оформлення паспорта подається тим з батьків, з ким проживає дитина. При цьому заява-згода від іншого з батьків не вимагається, якщо він є іноземцем або особою без громадянства.
Якщо дитина проживає з одним із батьків, то до обов’язкових документів, які подаються для оформлення паспорта (згадуваними вище), додається оригінал або засвідчена в установленому порядку копія одного з таких документів:
- свідоцтво про смерть другого з батьків;
- рішення суду про позбавлення батьківських прав другого з батьків;
- рішення суду про визнання другого з батьків безвісно відсутнім;
- рішення суду про визнання другого з батьків недієздатним;
- документ, що підтверджує реєстрацію місця проживання дитини разом з одним із батьків, який подає заяву-анкету;
- оригінал витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України.
Окрім того, разом із документами, що подаються для оформлення паспорта дитині, слід надати паспорт (та копію його першої сторінки), а також дозвіл на проживання в США того з батьків, хто подає заяву на оформлення паспорта дитині. Для дітей, які перебувають у США на підставі паспорта одного з батьків, додатково подаються копії 1-5 сторінок цього паспорта.
Також хочу наголосити в цьому контексті, що з квітня цього року внесення даних про дітей до паспортів батьків вже не здійснюється, кожній дитині оформляється за потреби окремий паспорт.

Що робити, якщо паспорт втрачено чи викрадено?

- У разі втрати або викрадення паспорта слід насамперед звернутися до компетентних органів США (поліції) з відповідною заявою та отримати від них письмове підтвердження про таке звернення. Досить часто поліція вимагає від наших співгромадян листа Генерального консульства, в якому ми підтверджуємо необхідність письмового засвідчення поліцією факту звернення громадянина із заявою про викрадення чи втрату паспорта. Якщо така вимога є, прохання звертатися до консульської установи, й ми такий лист надамо.
Після отримання довідки з поліції слід без зволікання звернутися до Генконсульства із заявою про оформлення нового паспорта замість втраченого чи викраденого. При цьому подаються ті ж документи, що й при обміні паспорта, які я згадував вище. Подальша процедура оформлення нового паспорта при цьому для кожного заявника відрізнятиметься в залежності від цілої низки обставин, як, наприклад, місця, де було оформлено втрачений/викрадений паспорт (в Україні чи за кордоном), факту перебування громадянина на консульському обліку, наявності внутрішнього паспорта та інших. Детально я не зупинятимуся на цих моментах, оскільки в кожному конкретному випадку ми практикуємо індивідуальний підхід й намагаємося якомога швидше допомогти.

Скільки коштує оформлення нового паспорта та який порядок запису в Генконсульстві для подання необхідних документів?
- За оформлення паспорта для виїзду за кордон чи його обмін вноситься консульський збір, встановлений «Тарифами консульського збору, що справляється за вчинення консульський дій Посольством України в США та генеральними консульствами України в Нью-Йорку, Чикаго та Сан-Франциско». Зазначені тарифи затверджено 20 травня 2013 року Міністерством закордонних справ України. Відповідно до  них, ставка консульського збору за оформлення нового паспорта у разі закінчення терміну дії старого паспортного документа, відсутності вільних сторінок у ньому чи в зв’язку зі зміною прізвища, а також у разі оформлення другого паспорта становить 160 доларів США.
У разі оформлення нового паспорта замість зіпсованого, втраченого чи викраденого - 180 доларів США. Оформлення вперше паспорта для виїзду за кордон особам, які досягли 16-річного віку, - 80 доларів США. Оформлення паспорта неповнолітнім дітям, які не досягли 16-річного віку, - 20 доларів США.
Генеральне консульство України наразі не проводить попередній запис для подання документів на оформлення паспорта, а здійснює прийом усіх бажаючих в порядку живої черги двічі на тиждень: у понеділок (з 9-ї год.ранку до 12-ї год. дня) та середу (з 2-ї год. дня до 5-ї год. вечора). Видача оформлених паспортів здійснюється в ці ж дні, але в інші години: у понеділок (з 2-ї до 4-ї год.дня), середу (з 11-ї год. ранку до 1-ї год. дня). Видача здійснюється особисто власнику паспортного документа (або його батькам – у разі оформлення паспорта неповнолітнім дітям до 16 років), практики надсилання готових паспортів поштою в Генконсульстві немає.    
----------------------------------------------------

Мирослав КАСТРАН,
консул Генерального консульства України в Нью-Йорку
Тел: (212) 371-5690; (212) 371-6965. 
gc_usn@mfa.gov.ua